Certificados médicos en las solicitudes de ausencia
Control de certificados médicos para solicitudes de licencia por enfermedad
Defina la regla una vez, por ejemplo un certificado después de tres días de licencia por enfermedad. LeaveCalc marca la solicitud que lo necesita, deja que el empleado o un gerente adjunte el archivo y lo mantiene cifrado donde solo pueden abrirlo las personas que usted autorice.
Gratis hasta 3 personas, con 14 días de prueba de Pro. Sin tarjeta. Los documentos están en todos los planes.
Un certificado médico es el documento que más piden los pequeños empleadores, y el que peor manejan. Llega como archivo adjunto en la bandeja de alguien, se reenvía a un gerente que no lo necesitaba, termina en una carpeta compartida que pueden abrir cuarenta personas y se queda ahí mucho después de que nadie lo necesita. Nadie eligió eso a propósito. Pasa porque el certificado no tiene un lugar propio.
LeaveCalc se lo da: la solicitud a la que pertenece, con la regla que lo pidió, una lista corta de personas que pueden abrirlo y una fecha en la que desaparece.
La regla
Defina la regla una vez, para cada tipo de ausencia
Abra Configuración, luego Políticas, y edite la licencia por enfermedad. En Pedir un documento, elija una de tres opciones: nunca, opcional, o requerido cuando una solicitud supera cierto número de días laborables. La licencia por enfermedad suele usar tres. El conteo omite los días festivos y los días libres.
¿Quiere un freno firme? Marque No aprobar hasta que se adjunte un documento. Si lo deja desactivado, una solicitud a la que le falta su archivo solo lleva la etiqueta Documento requerido, de modo que un propietario aún puede aprobarla cuando no vale la pena perseguir un certificado.
- Cualquier tipo de ausencia puede pedir un documento, no solo la licencia por enfermedad.
- Use 0 días laborables para pedirlo siempre.
- Las reglas varían según el estado y la ciudad. Algunas leyes de licencia por enfermedad pagada limitan cuándo se puede pedir un certificado, así que revise la suya antes de elegir el número.
Cómo funciona
De la solicitud a la aprobación en tres pasos
El certificado viaja con la solicitud, así que nadie tiene que buscarlo después en una bandeja de entrada.
Llega una solicitud
El empleado pide licencia por enfermedad desde el enlace de solicitud o desde su propia página. Cuando su regla se aplica, quienes aprueban ven una etiqueta Documento requerido junto a la solicitud.
Documento requerido aparece junto a los cinco días de licencia por enfermedad de Priya Shah.
Se adjunta el archivo
El empleado agrega el certificado desde su propia página, o un gerente o un propietario lo adjunta por él. Si a una solicitud todavía le falta su archivo, LeaveCalc envía al empleado hasta dos recordatorios, al día siguiente y tres días después.
1 documento adjunto. doctors-note.pdf, 1 KB.
Usted decide
Apruebe o rechace como de costumbre. La etiqueta cambia a 1 documento adjunto. El archivo se queda en la solicitud, y cada vez que alguien lo abre, el registro de actividad anota quién y cuándo.
Registro de actividad: documento abierto, por quién, en qué solicitud. Nunca el nombre del archivo.
Quién puede verlo
Solo las personas que usted nombre pueden abrir un archivo
Por defecto son el empleado y los propietarios. Un gerente ve que se necesita o se adjuntó un documento, y nada más, hasta que usted active Puede abrir documentos médicos para ese gerente. Un gerente limitado a un departamento nunca ve los documentos de licencia por enfermedad, FMLA, duelo, servicio de jurado ni de ningún tipo de ausencia que usted marque como protegido.
- Los visualizadores no pueden abrir ni ver ningún documento.
- Abrir la lista de archivos, cada descarga y cada eliminación quedan en el registro de actividad con quién, cuándo y en qué solicitud.
- Solo las personas que pueden abrir documentos ven esas entradas del registro.
Qué hace
Un conjunto pequeño de controles
Todo esto se activa por tipo de ausencia, así que una empresa que nunca pide certificados no ve nada de ello.
Cualquier tipo de ausencia
Licencia por enfermedad, una cita médica, servicio de jurado o un tipo que usted invente. Cada política lleva su propia regla.
Después de cierto número de días
Pida solo cuando la ausencia sea lo bastante larga para importar. Se cuentan los días laborables; se omiten los días festivos y los días libres.
Cifrado antes de guardarse
Cada archivo se cifra con su propia clave y se guarda con un nombre aleatorio en una carpeta que el servidor web no publica.
Dos recordatorios discretos
El empleado recibe un correo al día siguiente y otro tres días después. Menciona el tipo de ausencia y las fechas, y nada más.
Eliminado según lo programado
Elija 1, 3 o 7 años, o conserve los archivos hasta que alguien los elimine. Un proceso por hora elimina lo que venció.
Exportación cuando es necesario
Un propietario puede descargar los archivos como un solo ZIP con verificación de contraseña. El ZIP puede obtenerse una sola vez en 15 minutos, y los demás propietarios reciben un correo.
Privacidad y seguridad
Un registro médico, conservado como tal
Un certificado médico es información de salud. LeaveCalc lo conserva aparte de sus demás registros y dice con claridad qué protege y qué no.
Cifrado en reposo
AES-128 con verificación de integridad y una clave propia para cada archivo. Un archivo copiado a la carpeta de otra empresa, renombrado o modificado en el disco no se abre.
Fuera de la vista en todo lo demás
Ningún documento, nombre de archivo, conteo o indicador aparece en el calendario, en Hoy, en Slack, en los webhooks, en la API pública ni en la conexión con asistentes de IA.
Verificado, nunca abierto
LeaveCalc lee el tipo de archivo a partir de sus bytes, rechaza un PDF con un script y elimina los datos de ubicación y de cámara de los JPG y PNG. Una descarga siempre es un archivo adjunto.
Cada acceso queda registrado
Quién listó, descargó o eliminó un archivo, y cuándo. El registro nunca contiene un nombre de archivo.
Eliminado cuando se cumple el plazo
Los propietarios fijan el plazo. Archivar a una persona no elimina sus archivos, porque los registros aún pueden hacer falta.
Límites honestos
Sin análisis de virus. La clave vive en el servidor, así que una persona con acceso al servidor podría, en principio, abrir los archivos. Ese acceso pertenece a una sola persona y no se usa para leer datos de clientes.
Compare sus opciones
Una carpeta compartida o LeaveCalc
Una carpeta en su bandeja o en su unidad funciona para uno o dos certificados. Después se complica.
| Lo que necesita | Bandeja y unidad compartida | LeaveCalc |
|---|---|---|
| Dónde vive el certificado | Un archivo adjunto de correo, una unidad personal, una carpeta de papel | Un cajón en la solicitud a la que pertenece |
| Quién puede abrirlo | Quien tenga la carpeta o el correo reenviado | El empleado, los propietarios y los gerentes que usted autorice |
| Saber que falta un certificado | Usted se acuerda de pedirlo | Una etiqueta Documento requerido y dos recordatorios al empleado |
| Cuánto tiempo se conserva | Hasta que alguien limpia, a menudo nunca | El plazo que usted elija, y luego se elimina automáticamente |
| Quién lo abrió | Nadie lo sabe | Cada apertura, descarga y eliminación en el registro de actividad |
Lo que LeaveCalc no hace aquí
- No lee, verifica ni juzga un certificado, y no tiene análisis de virus. Los archivos nunca se abren dentro de LeaveCalc.
- No decide cuándo la ley le permite pedir un certificado. Usted define la regla y sigue siendo responsable de cómo la usa.
- No es una entidad cubierta ni un asociado de negocios de la HIPAA. La política de privacidad explica qué significa eso para usted.
- Los archivos eliminados permanecen en las copias de respaldo nocturnas hasta que se reemplazan, en un plazo de 14 días.
Precios
Precio fijo según el tamaño del equipo
Un precio mensual para todo el equipo, no un precio por persona. Los precios están en dólares estadounidenses. La página para empleadores tiene el detalle completo de los planes.
Free
$0USD al mes
Para equipos de hasta 3 personas
Documentos incluidos
Pro
$15USD al mes
Para equipos de 4 a 25 personas
Documentos incluidos
Business
$69USD al mes
Para equipos de 26 a 100 personas
Documentos incluidos
Enterprise
$149USD al mes
Para equipos de más de 100 personas, sin límite de lugares
Documentos incluidos
El almacenamiento de documentos es de 50 MB para una empresa con el plan Free y de 1 GB en un plan de pago. Una persona puede tener hasta 200 MB.
Sin tarjeta para Free ni para la prueba de 14 días. Cancele cuando quiera, con una garantía de devolución del dinero de 30 días en los planes de pago. Pagar por año cuesta diez meses por doce.
Comience gratisFAQ
Preguntas, con respuestas claras
Muchas políticas lo piden después de cierto número de días, a menudo tres, o después de un patrón de ausencias cortas, y algunas leyes estatales y municipales de licencia por enfermedad limitan incluso cuándo se puede pedir, así que LeaveCalc aplica la regla que usted elija y deja la ley en sus manos. Consulte con el departamento de trabajo de su estado o con un abogado antes de definir el número.
Sí, desde su propia página después de un enlace de inicio de sesión enviado por correo, y un gerente o un propietario puede adjuntar un archivo por él. Una persona sin correo electrónico registrado puede agregar uno desde el enlace de solicitud justo después de enviarla, y ese archivo espera a que un propietario lo acepte antes de que alguien pueda descargarlo.
El empleado y los propietarios, además de cualquier gerente al que usted active Puede abrir documentos médicos, que está desactivado por defecto. Un gerente limitado a un departamento nunca abre documentos de licencia por enfermedad, FMLA, duelo, servicio de jurado ni de un tipo de ausencia que usted haya marcado como protegido. Los visualizadores no pueden abrir ninguno.
No. Comprueba que el archivo sea un PDF o una imagen JPG, PNG o HEIC y rechaza cualquier otra cosa, pero no lee las palabras, no juzga si un certificado es auténtico y no analiza virus. Quien aprueba lee el certificado en su propio lector de PDF o visor de fotos.
PDF, JPG, PNG y HEIC, de hasta 10 MB cada uno y hasta 5 archivos por solicitud. Una empresa con el plan Free puede guardar 50 MB de documentos, un plan de pago 1 GB, y una sola persona hasta 200 MB.
Usted elige 1 año, 3 años, 7 años o hasta que alguien los elimine, contados desde el último día de la solicitud, y tres años es el valor por defecto porque coincide con el tiempo de conservación de los documentos de la FMLA en Estados Unidos (29 CFR 825.500). Elegir 1 año muestra una advertencia. Un proceso elimina los archivos vencidos cada hora, y un archivo eliminado permanece en las copias de respaldo nocturnas hasta que se reemplazan, en un plazo de 14 días.
Nunca. Ningún documento, nombre de archivo, conteo o indicador aparece en el calendario, en Hoy, en el resumen semanal, en la app de Slack, en los webhooks, en la API pública ni en la conexión con asistentes de IA, y el único correo es un recordatorio a la persona que aún no adjuntó un archivo, que menciona el tipo de ausencia y las fechas y no dice nada sobre el motivo.
LeaveCalc no es una entidad cubierta ni un asociado de negocios de la HIPAA. El diseño sigue lo que la FMLA y la ADA piden a un empleador que conserva información médica: mantenerla confidencial, aparte del expediente general del personal, y compartirla solo con quienes la necesitan. Usted decide qué pedir y cómo usarlo, así que consulte a su propio asesor jurídico sobre sus obligaciones.
Vea también
Guarde el certificado junto con la solicitud
Defina la regla para la licencia por enfermedad, pruébela con una solicitud y lea la descripción general de seguridad si su equipo de TI se lo pide.