Ärztliche Bescheinigungen bei Anträgen auf freie Tage
Verwaltung ärztlicher Bescheinigungen bei Krankheitstagen
Legen Sie die Regel einmal fest, zum Beispiel eine Bescheinigung nach drei Tagen Krankheit. LeaveCalc kennzeichnet den Antrag, der eine braucht, lässt die Person oder eine Führungskraft die Datei beifügen und bewahrt sie verschlüsselt auf, sodass nur die Personen sie öffnen können, die Sie zulassen.
Kostenlos für bis zu 3 Personen, mit 14 Tagen Pro-Testphase. Keine Karte. Dokumente sind in jedem Tarif enthalten.
Eine ärztliche Bescheinigung ist das eine Dokument, das die meisten kleinen Arbeitgeber verlangen und am schlechtesten handhaben. Sie kommt als Anhang im Posteingang von irgendwem an, wird an eine Führungskraft weitergeleitet, die sie nicht brauchte, landet in einem gemeinsamen Ordner, den vierzig Personen öffnen können, und bleibt dort, lange nachdem sie jemand braucht. Niemand hat das absichtlich so entschieden. Es passiert, weil die Bescheinigung kein Zuhause hat.
LeaveCalc gibt ihr eines: den Antrag, zu dem sie gehört, mit der Regel, die danach gefragt hat, einer kurzen Liste von Personen, die sie öffnen dürfen, und einem Datum, an dem sie verschwindet.
Die Regel
Legen Sie die Regel einmal fest, für jede Art der Abwesenheit
Öffnen Sie Einstellungen, dann Regeln, und bearbeiten Sie die Krankheitstage. Unter „Dokument verlangen“ wählen Sie eine von drei Möglichkeiten: nie, optional oder verpflichtend, sobald ein Antrag länger ist als eine bestimmte Zahl von Arbeitstagen. Bei Krankheitstagen sind es oft drei. Die Zählung überspringt Feiertage und freie Tage.
Wollen Sie einen harten Stopp? Setzen Sie den Haken bei „Erst genehmigen, wenn ein Dokument beigefügt ist“. Lassen Sie ihn weg, trägt ein Antrag ohne Datei nur den Hinweis „Dokument erforderlich“, sodass ein Inhaber ihn trotzdem genehmigen kann, wenn es die Mühe nicht lohnt, einer Bescheinigung nachzulaufen.
- Jede Art der Abwesenheit kann ein Dokument verlangen, nicht nur Krankheitstage.
- Verwenden Sie 0 Arbeitstage, um jedes Mal danach zu fragen.
- Die Regeln unterscheiden sich je nach US-Bundesstaat und Stadt. Manche Gesetze zu bezahlten Krankheitstagen schränken ein, wann Sie eine Bescheinigung verlangen dürfen, prüfen Sie Ihres also, bevor Sie die Zahl wählen.
So funktioniert es
Vom Antrag zur Genehmigung in drei Schritten
Die Bescheinigung reist mit dem Antrag, sodass später niemand einen Posteingang danach durchsuchen muss.
Ein Antrag kommt an
Die Person beantragt Krankheitstage über den Antragslink oder ihre eigene Seite. Wenn Ihre Regel greift, sehen die Genehmigenden neben dem Antrag den Hinweis „Dokument erforderlich“.
Dokument erforderlich steht neben den fünf Krankheitstagen von Priya Shah.
Die Datei wird beigefügt
Die Person fügt die Bescheinigung auf ihrer eigenen Seite bei, oder eine Führungskraft oder ein Inhaber fügt sie für sie bei. Fehlt einem Antrag noch die Datei, sendet LeaveCalc der Person bis zu zwei Erinnerungen, am nächsten Tag und drei Tage später.
1 Dokument ist beigefügt. doctors-note.pdf, 1 KB.
Sie entscheiden
Genehmigen oder lehnen Sie wie gewohnt ab. Aus dem Hinweis wird „1 Dokument beigefügt“. Die Datei bleibt im Antrag, und jedes Mal, wenn jemand sie öffnet, hält das Aktivitätsprotokoll fest, wer und wann.
Aktivitätsprotokoll: Dokument geöffnet, von wem, bei welchem Antrag. Nie der Dateiname.
Wer es sehen kann
Nur die Personen, die Sie benennen, können eine Datei öffnen
Standardmäßig sind das die Person selbst und die Inhaber. Eine Führungskraft sieht, dass ein Dokument erforderlich oder beigefügt ist, und nicht mehr, bis Sie für diese Führungskraft „Darf medizinische Dokumente öffnen“ einschalten. Eine auf eine Abteilung beschränkte Führungskraft sieht nie Dokumente zu Krankheit, FMLA, Trauerfall, Geschworenendienst oder einer Art der Abwesenheit, die Sie als geschützt markieren.
- Viewer können kein Dokument öffnen oder sehen.
- Das Öffnen der Dateiliste, jeder Download und jedes Löschen gehen mit Angabe von wer, wann und bei welchem Antrag ins Aktivitätsprotokoll.
- Nur Personen, die Dokumente öffnen dürfen, sehen diese Protokolleinträge.
Was es kann
Ein kleiner Satz an Steuerungen
Alles hier wird pro Art der Abwesenheit eingeschaltet, sodass ein Unternehmen, das nie Bescheinigungen verlangt, nichts davon sieht.
Jede Art der Abwesenheit
Krankheitstage, ein Arzttermin, Geschworenendienst oder eine Art, die Sie selbst erfinden. Jede Regel trägt ihre eigene Vorgabe.
Nach einer bestimmten Zahl von Tagen
Fragen Sie nur, wenn die Abwesenheit lang genug ist, dass es zählt. Gezählt werden Arbeitstage, Feiertage und freie Tage werden übersprungen.
Verschlüsselt, bevor sie gespeichert wird
Jede Datei wird mit einem eigenen Schlüssel verschlüsselt und unter einem zufälligen Namen in einem Ordner gespeichert, den der Webserver nicht ausliefert.
Zwei sanfte Erinnerungen
Die Person erhält eine E-Mail am nächsten Tag und eine drei Tage später. Sie nennt die Art der Abwesenheit und die Tage und sonst nichts.
Planmäßig gelöscht
Wählen Sie 1, 3 oder 7 Jahre oder behalten Sie Dateien, bis jemand sie löscht. Ein stündlicher Job entfernt, was abgelaufen ist.
Herausgeholt, wenn es sein muss
Ein Inhaber kann die Dateien als eine ZIP-Datei mit Passwortprüfung herunterladen. Die ZIP-Datei kann einmal innerhalb von 15 Minuten abgerufen werden, und die anderen Inhaber erhalten eine E-Mail.
Datenschutz und Sicherheit
Eine medizinische Unterlage, so behandelt
Eine ärztliche Bescheinigung ist eine Gesundheitsangabe. LeaveCalc bewahrt sie getrennt von Ihren übrigen Daten auf und sagt klar, was es schützt und was nicht.
Im Ruhezustand verschlüsselt
AES-128 mit Integritätsprüfung und einem eigenen Schlüssel für jede Datei. Eine Datei, die in den Ordner eines anderen Unternehmens kopiert, umbenannt oder auf dem Datenträger verändert wird, lässt sich nicht öffnen.
Sonst nirgends zu sehen
Kein Dokument, kein Dateiname, keine Anzahl und kein Hinweis erscheint im Kalender, unter „Heute“, in Slack, in Webhooks, in der öffentlichen API oder in der Verbindung für KI-Assistenten.
Geprüft, nie geöffnet
LeaveCalc liest die Dateiart aus den Bytes, lehnt ein PDF mit Skript ab und entfernt Standort- und Kameradaten aus JPG und PNG. Ein Download ist immer ein Anhang.
Jeder Zugriff protokolliert
Wer eine Datei aufgelistet, heruntergeladen oder gelöscht hat, und wann. Das Protokoll enthält nie einen Dateinamen.
Gelöscht, wenn die Zeit um ist
Die Inhaber legen die Zeit fest. Das Archivieren einer Person löscht ihre Dateien nicht, weil die Unterlagen möglicherweise noch gebraucht werden.
Ehrliche Grenzen
Keine Virenprüfung. Der Schlüssel liegt auf dem Server, sodass eine Person mit Serverzugriff Dateien grundsätzlich öffnen könnte. Dieser Zugriff liegt bei einer einzigen Person und wird nicht genutzt, um Kundendaten zu lesen.
Ihre Optionen vergleichen
Ein gemeinsamer Ordner oder LeaveCalc
Ein Ordner im Posteingang oder auf dem Laufwerk reicht für eine oder zwei Bescheinigungen. Danach wird es schwerer.
| Was Sie brauchen | Posteingang und gemeinsames Laufwerk | LeaveCalc |
|---|---|---|
| Wo die Bescheinigung liegt | Ein E-Mail-Anhang, ein persönliches Laufwerk, ein Papierordner | Eine Schublade im Antrag, zu dem sie gehört |
| Wer sie öffnen kann | Wer den Ordner oder die weitergeleitete E-Mail hat | Die Person selbst, die Inhaber und die Führungskräfte, die Sie zulassen |
| Wissen, dass eine Bescheinigung fehlt | Sie denken daran, nachzufragen | Ein Hinweis „Dokument erforderlich“ und zwei Erinnerungen an die Person |
| Wie lange Sie sie aufbewahren | Bis jemand aufräumt, oft nie | Eine Zeit, die Sie wählen, danach automatisch gelöscht |
| Wer sie geöffnet hat | Niemand weiß es | Jedes Öffnen, Herunterladen und Löschen im Aktivitätsprotokoll |
Was LeaveCalc hier nicht tut
- Es liest, prüft oder beurteilt keine Bescheinigung und hat keinen Virenscanner. Dateien werden in LeaveCalc nie geöffnet.
- Es entscheidet nicht, wann das Gesetz erlaubt, eine Bescheinigung zu verlangen. Sie legen die Regel fest und bleiben dafür verantwortlich, wie Sie sie verwenden.
- Es ist kein von HIPAA erfasster Rechtsträger und kein Geschäftspartner im Sinne von HIPAA. Die Datenschutzerklärung erklärt, was das für Sie bedeutet.
- Gelöschte Dateien bleiben in den nächtlichen Sicherungskopien, bis diese ersetzt werden, innerhalb von 14 Tagen.
Preise
Fester Preis nach Teamgröße
Ein Monatspreis für das ganze Team, kein Preis pro Person. Die Preise sind in US-Dollar. Die Seite für Arbeitgeber enthält alle Einzelheiten zu den Tarifen.
Free
0 $pro Monat
Für Teams bis 3 Personen
Dokumente inklusive
Pro
15 $pro Monat
Für Teams von 4 bis 25 Personen
Dokumente inklusive
Business
69 $pro Monat
Für Teams von 26 bis 100 Personen
Dokumente inklusive
Enterprise
149 $pro Monat
Für Teams mit mehr als 100 Personen, keine Platzgrenze
Dokumente inklusive
Der Speicher für Dokumente beträgt 50 MB für ein Unternehmen im Tarif Free und 1 GB in einem bezahlten Tarif. Eine einzelne Person kann bis zu 200 MB halten.
Keine Karte für Free oder den 14-Tage-Test. Jederzeit kündbar, bei bezahlten Tarifen mit 30 Tagen Geld-zurück-Garantie. Bei jährlicher Zahlung kosten zwölf Monate nur zehn.
Kostenlos startenFAQ
Fragen, klar beantwortet
Viele Regeln im Betrieb sehen sie nach einer festen Zahl von Tagen vor, oft drei, oder nach einem Muster kurzer Abwesenheiten, und manche Gesetze von US-Bundesstaaten und Städten zu Krankheitstagen schränken ein, wann Sie überhaupt danach fragen dürfen. LeaveCalc wendet deshalb die Regel an, die Sie wählen, und überlässt das Recht Ihnen. Fragen Sie die Arbeitsbehörde Ihres Bundesstaats oder eine Anwältin oder einen Anwalt, bevor Sie die Zahl festlegen.
Ja, auf ihrer eigenen Seite nach einem per E-Mail gesendeten Anmeldelink, und eine Führungskraft oder ein Inhaber kann eine Datei für sie beifügen. Wer keine E-Mail-Adresse hinterlegt hat, kann direkt nach dem Absenden des Antrags über den Antragslink eine Adresse hinzufügen, und diese Datei wartet darauf, dass ein Inhaber sie akzeptiert, bevor sie jemand herunterladen kann.
Die Person selbst und die Inhaber sowie jede Führungskraft, die Sie mit „Darf medizinische Dokumente öffnen“ freischalten, was standardmäßig ausgeschaltet ist. Eine auf eine Abteilung beschränkte Führungskraft öffnet nie Dokumente zu Krankheit, FMLA, Trauerfall, Geschworenendienst oder zu einer Art der Abwesenheit, die Sie als geschützt markiert haben. Viewer können keine öffnen.
Nein. Es prüft, ob die Datei ein PDF oder ein JPG-, PNG- oder HEIC-Bild ist, und lehnt alles andere ab, aber es liest die Worte nicht, beurteilt nicht, ob eine Bescheinigung echt ist, und prüft nicht auf Viren. Ihre genehmigende Person liest die Bescheinigung im eigenen PDF-Reader oder Bildbetrachter.
PDF, JPG, PNG und HEIC, jeweils bis zu 10 MB und bis zu 5 Dateien pro Antrag. Ein Unternehmen im Tarif Free kann 50 MB an Dokumenten speichern, ein bezahlter Tarif 1 GB und eine einzelne Person bis zu 200 MB.
Sie wählen 1 Jahr, 3 Jahre, 7 Jahre oder bis jemand sie löscht, gerechnet ab dem letzten Tag des Antrags. Drei Jahre sind die Voreinstellung, weil das der Aufbewahrungsdauer für FMLA-Unterlagen in den Vereinigten Staaten entspricht (29 CFR 825.500). Bei 1 Jahr erscheint eine Warnung. Ein Job löscht abgelaufene Dateien jede Stunde, und eine gelöschte Datei bleibt in den nächtlichen Sicherungskopien, bis diese ersetzt werden, innerhalb von 14 Tagen.
Nie. Kein Dokument, kein Dateiname, keine Anzahl und kein Hinweis erscheint im Kalender, unter „Heute“, in der Wochenübersicht, in der Slack-App, in Webhooks, in der öffentlichen API oder in der Verbindung für KI-Assistenten. Die einzige E-Mail ist eine Erinnerung an die Person, die noch keine Datei beigefügt hat; sie nennt die Art der Abwesenheit und die Tage und sagt nichts über den Grund.
LeaveCalc ist kein von HIPAA erfasster Rechtsträger und kein Geschäftspartner im Sinne von HIPAA. Das Design folgt dem, was das FMLA und der ADA von einem Arbeitgeber verlangen, der medizinische Informationen hält: sie vertraulich zu behandeln, getrennt von der allgemeinen Personalakte aufzubewahren und nur an Personen weiterzugeben, die sie brauchen. Sie entscheiden, was Sie verlangen und wie Sie es verwenden, fragen Sie also Ihre eigene Rechtsberatung zu Ihren Pflichten.
Außerdem
Die Bescheinigung beim Antrag aufbewahren
Legen Sie die Regel für Krankheitstage fest, probieren Sie sie mit einem Antrag aus, und lesen Sie die Sicherheitsübersicht, falls Ihr IT-Team fragt.